Değerli Okurlar,
ERP terimini duyduğumuzda ilk akla gelen ERP yazılımı olsa da ERP kültürü ve ERP yazılımı kavramlarının farkına dikkat edilmelidir. Bu iki kavram sırasıyla bütünleşik bir iş yapış sistemini ve bu sistemi en verimli şekilde işletebilmek için kullanılan bir yazılım aracını ifade etmektedir.
ERP sistemi, bir şirketin tüm faaliyetlerini, amacına uygun olarak en verimli ve efektif düzeyde sürdürebilmesi için, kaynaklarını zaman, miktar ve maliyet açısından optimum seviyede planlayabilmesi ve sürdürebilir bir şekilde yönetebilmesi için oluşturduğu kurumsal bir sistemdir. Şirketin kurumsallaşma seviyesini, kültürünü ve iş yapış şeklini yansıtır.
ERP yazılımı ise ERP sisteminin tüm aşamalarının aksamadan, performanslı bir şekilde yürütülmesi için kullanılan teknik bir araçtır. Diğer bir deyişle ERP süreçlerinde işlenen ve üretilen verilerin tutulduğu bir platform ve ERP sistemi içerisindeki tüm planlama araçlarını ortak bir veri tabanı üzerinde entegre eden bir yazılımdır. Veri tabanı, yazılım paketleri, sorgulama araçları, entegrasyon yapıları; bu yapılar arasında veri iletişimini ve koordinasyonu sağlayan entegrasyon araçları gibi bileşenlerden oluşur. Bu yönleriyle ERP yazılımlarının tüm paydaşlar için itici ve zorlayıcı bir güç olabileceği düşünüldüğünde, ERP yazılımları, ERP kültürünün işletmelere yerleşmesi için hızlandırıcı ve yol gösterici bir rol oynar. Ancak altı çizilmesi gereken bir durum, ERP yazılımı kullanımının ERP sistemini yani kültürünü oluşturamamış kurumlar için zorlu bir yolculuk ve belki de telafisi güç olabilecek zarar ve kayıplara dönüşebileceğidir.
ERP sistemini kurumlarında uygulayan, ancak farklı yazılımlarla ya da uygulamalarla bu sistemi sürdüren kurumlar için artık gelişmiş bir ERP yazılımı almak ve bunu kuruma entegre etmek doğru bir karar ve uygulamaya alınmasında başarı yüzdesi yüksek bir projedir. Farklı platformlarda yer alan ve işletilen bilgileri tek bir platforma toplamak, kısa sürede kurumun içerisinde ve dış paydaşları ile çalışmalarında yüksek performans kazanılmasını sağlar. Aynı zamanda kurumu, iş zekâsı, Endüstri 4, dijitalleşme gibi ERP'nin ötesindeki uygulamalara da hızlıca taşır.
Öte yandan, ERP sistemini kurma yolunda önemli bir yol almış ve tamamlamakta kararlı olan kurumlar için, darboğaz kaynaklarının tespit edilmesi ve en uygun çözümlerin bulunması için güçlü bir ERP yazılımı etkili bir katalizör görevi görecektir. ERP yazılımını kurum içerisinde tüm süreçlerde kullanmaya başlamak bazen beklenenden uzun sürebilir ancak tüm paydaşların katılımı ile başarılı bir sonuç kaçınılmazdır.
ERP kültürünün oldukça uzağında atölye zihniyeti diyebileceğimiz bir yaklaşımla süreçlerini yürüten, kurumsallaşma adımlarını henüz oluşturamamış ama bu yolda adım atmaya başlamış kurumlarda ise durum daha farklıdır. Bu kurumlar için öncelik, sorunlarını ve ihtiyaçlarını doğru belirlemek adına, ellerindeki argümanlarla kurumsallaşma ve ERP kültürünü oluşturma çalışmalarına hız vermek olmalıdır. Bu tür kurumlarda profesyonel bir ERP yazılımı alınsa dahi, başarısız bir proje geçişi ihtimali yüksektir.
ERP yazılımlarının, kendisinden beklenen faydayı sağlaması için kurum çalışanlarının uygulaması gereken bazı zorunluluklar olduğu unutulmamalıdır. ERP yazılımı kuruma ne katar, kurumdan ne bekler çok genel hatları ile sıralayacak olursak;
Kurum içi bütün birimleri bütünleşik bir yapıya getirir, bu sayede anlık iletişim ve bilgi edinmeyi mümkün kılar. Bunu sağlayabilmesi için kurumdan beklediği, kesintisiz ve eş zamanlı veri girişidir. Yani faaliyetlerin gerçekleştiği zamanda yazılım sistemine işlenmesi gerekir. Şöyle ki; X biriminin faaliyeti bittiğinde Y biriminin faaliyetinin başlayacak olduğunu varsayın. Y’nin işlemine zamanında başlaması ve zamanında tamamlaması için X’in işini zamanında bitirmiş olması gerekir. Tüm işlemler yazılım sistemi üzerinden yürütüldüğü için bu işlerin fiilen bitirilmesi yetmez, yazılım sistemine de eş zamanlı olarak işlenmiş olması gerekir.
ERP yazılımında bilgiler, departmanlar ve süreçler arasında otomatik aktarıldığı için, ERP yazılımı tutarsız bilgi üretilmesinin önüne geçer. Bunu sağlayabilmesi için bilgi girişi yapan her bölümün kendi bilgilerini doğru girmesi, kontrollerini zamanında yapması zorunludur. Bir sonraki birime veri iletilip orada işlendiğinde kendi verisini düzeltmek çok zor ya da imkânsız olabilir. Bu düzeltme zorunlu olduğunda düzeltme kayıtları atılması ve ilave işlemler yapılması gerekebilir.
ERP içerisindeki iş zekâsı ve sorgulama özellikleri, tek tuşla size çok çeşitli kontrol ve analiz raporları, karar destek ve yönetim bilişim raporları verebilir. Bu da tam ve eksiksiz veri girişi ile mümkün olabilir. ERP yazılımı kullanımında ortak kurum bilgisi ile hareket etmek zorunlu olduğundan, bir birimdeki hata ya da gecikmeler tüm birimlerin raporlarını etkilemektedir.
Bu ve benzeri işleyişleri zorunlu kılması, esnekliklere büyük ölçüde izin vermemesi, kullanıcılara büyük sorumluluklar yüklemesi gerektiğinden; ERP yazılımlarının, veri giriş işlemlerinin tek tuşla ve çok hızlı yapıldığı, kullanımında her türlü esnekliği ve kolaylığı sağlayan, işlemlerin eski alışkanlıklarla sürdürülebileceği, birimlerin bağımsız çalışmalarına izin veren yazılımlar olmadıkları unutulmamalıdır. Kullanıcılar disiplinli olmak, sistem içerisindeki rollerinin öneminin farkına varmak, sorumluluklarını aksatmamak zorundadır.
Belki bugün sizin için gelişmiş bir ERP yazılımı yatırımı yapmanız için doğru gün olmayabilir. Hatta şirketinizin acil ihtiyacı bir gelişmiş bir ERP yazılımı almanız da olmayabilir. Belki öncelikle, iş süreçlerinizi ve çalışanlarınızın bakış açılarını kurumsal bir yapıya uygun hale getirmek daha doğru olacak, sizi maddi kayıplardan koruyacaktır. Bu değişim yolunda hızlı ilerleyebilmek için iş analistleri ile çalışmanız faydalı olabilir. Profesyonel bir ERP yazılımına geçiş için doğru zamanı ve doğru ürünü seçmek kurumunuzun geleceği için büyük önem taşır.
Yeni ERP konularında buluşmak üzere, başarılı çalışmalar dilerim.
Dilek KILIÇ